10 executive assistant jobs found

Zu Ihren täglichen Aufgaben zählen unter anderem Folgenden: Verantwortung der einzelnen Prozessschritte Korrespondenz von Aktualisierungen bezüglich der Kundenerwartungen oder der Kandidaten-Pipeline Anpassung des Projektplans (Falls erforderlich!) Terminkoordinierung von Meetings und Interviews Erstellen, bearbeiten und formatieren von allen Dokumenten des Kundenkontakts (z.B. Notizen und Auftragsspezifikationen) Schnittstelle zwischen dem Berater und seinem Kunden und deren erweiterten Teams Funktion als Schnittstelle aller internen RRA Teammitgliedern Ansprechpartner für Bürokoordinatoren, Kunden und Kandidaten Verwaltung von finanziellen Angelegenheiten einschließlich der Verarbeitung von Spesenabrechnungen, Kundenabrechnungen und Nachverfolgung von Forderungen Aktualisierung und Pflege der RRA-Datenbank Unterstützung des Beraters bei seinen Geschäftsentwicklungsaktivitäten, einschließlich Planung und Inhalt Identifizieren, entwickeln und...

Zu Ihren täglichen Aufgaben zählen unter anderem Folgenden: Nationales und internationales Reisemanagement Allgemeine Verwaltung der Outlook-Kalender sowie Koordination von Vorstandssitzungen Unterstützung für WebEx, Video- und Telefonkonferenzen Eigenverantwortliche Erstellung und Verfolgung von Reise- und Unterhaltungskostenberichten Selbstständiges entgegennehmen der Nachrichten sowie Beantwortung des Anrufbeantworters Abwicklung allgemeiner Verwaltungsaufgaben für die Abteilung (z.B. Rechnungsbearbeitung, E-Mails, Kopieren etc.) Erstellen und bearbeiten von Präsentationen Verantwortlichkeit des Budgets Koordination sowie Unterstützung von Veranstaltungen und Messen (z.B. IFA) Allgemeine und selbstständige Verwaltung der Mobiltelefonie

EA-Aufgaben (~40% der Rolle) Tätigkeit als EA für einen Partner in München EA-Unterstützung für das Senior Team, das aus UK/US nach Deutschland kommt (in Zusammenarbeit mit den jeweiligen UK/US EAs) Kontaktaufnahme mit Kunden zur Buchung von Meetings für das Senior Team Terminmanagement Reisemanagement und Reisekostenabrechnung Administrative Aufgaben im Büro (~40% der Rolle) Begrüßung von Gästen Verwaltung der Telefonzentrale Gebäudemanagement Materialbestellung Vorbereitung von Meetingräumen Postverwaltung und Kurierbestellung Organisation von Events Erste Anlaufstelle für einfache IT-Probleme Operative Aufgaben (~20 % der Rolle, die aber mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen wird) Korrespondenz bei operativen Themen mit Teams in Großbritannien und den USA (z. B. Finanzen, HR, Marketing, IT) Unterstützung des Rekrutierungsprozesses für Hochschulabsolventen Unterstützung bei der Vorbereitung der halbjährlichen Beurteilungen Sammlung...

Überwachen, Sichten, Beantworten und Verteilen von eingehender Kommunikation Allgemeine administrative Unterstützung, wie z.B. Bestellung und Verwaltung von Büromaterial Planung von Geschäftstreffen und Buchung von Besprechungsräumen sowie Aufzeichnung, Transkription und Verteilung von Besprechungsprotokollen Verwaltung von Büro- und allgemeinen Geschäftsausgaben in Verbindung mit dem Budget sowie die Bearbeitung von Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung Erstellen von effizienten Büroabläufen, Ablagesystemen, Berichten und Aufzeichnungsmethoden Projektmanagement externer Interaktionen: Sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation von Projekten und Meetings gemäß den Richtlinien abgestimmt und genehmigt ist Koordinieren und Verwalten von Kalendern, Zeitplänen, Reisearrangements und Spesenabrechnungen des Führungsteams

Koordinierung und Management der internen Zusammenarbeit bei nationalen und internationalen Projekten/ Aufträgen (z. B. Executive Search Projekte und Assessments von Executives) Koordinierung der Kontakte mit unseren nationalen und internationalen Klienten und Kandidaten Erstellung von Korrespondenz, Vertragsangeboten, Berichten und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Internationale Termin- und Reiseplanung für den Partner, Klienten und Kandidaten Vorbereitung und Unterstützung von Marketing-Terminen und Relationship Management Pflege der internen, internationalen Datenbank, insbesondere Sicherstellung, dass alle Arbeitsschritte/Prozesse der Projekte abgebildet sind Klassische Sekretariatsaufgaben (z.B. Reisekosten, Rechnungstellung).

Sie betreuen und unterstützen einen der Partner sowie ein bis zwei angehende Partner im administrativen und organisatorischen Bereich Sie koordinieren alle damit verbundenen Aufgaben in einer für Sie typischen ruhigen und strukturierten Art Sie agieren professionell und eigenverantwortlich für Klienten und Berater als wichtige Kommunikationsschnittstelle und behalten auch in Stresssituationen den Überblick Sie sind für den eigenständigen Support Ihrer Berater zuständig und übernehmen komplexes und vorausschauendes Termin- und Reisemanagement Sie sind für die Nachbereitung von Präsentationen und die Koordination mit den entsprechenden Dienstleistern sowie die Organisation von internen und externen Meetings verantwortlich Nach den ersten sechs Monaten übernehmen Sie zusätzlich zur Assistenz auch einen internen Bereich wie zum Beispiel Office Management

Projektkoordination/Schnittstelle innerhalb eines stetig wachsenden Projektteams Kommunikation mit Kunden und Kandidaten Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Vorbereitung und Korrekturlesen von Projektdokumenten Planung und Buchung von Reisen und Meetings Reisekostenabrechnung Erstellung von Rechnungen an Mandanten Stammdatenpflege

Ansprechpartner zwischen Management, Kunden und externen Partnern Executive Assistant für das Management Mitverantwortlich für generelle Personalthemen Verwalten der Kalender der Führungskräfte und Arrangieren von Meetings, inkl. Vor- und Nachbereitung Aufbereitung von Informationen für die interne und externe Kommunikation, wie Protokolle, E-Mails, Präsentationen, Berichte

Manage overall operations and accountable for the effective and successful management of labor, productivity, quality control and safety measures as established and set for the required Operations in each of the Systems. Ensure safe and efficient operations in each of the Systems. Serve as a company representative on regulatory issues. Enhance the operational procedure, systems, and principles in the areas of information flow and management, business processes, enhanced management reporting and looks for opportunities to expand/update systems Carry out supervisory responsibilities in accordance with company's policies and applicable laws. Planning, assigning, and directing work. Contribute operations information and recommendations to strategic plans and reviews; prepare and complete action plans; implement production, productivity, quality, and customer‐service standards; resolve problems; complete audits; identify trends. Forecast requirements; prepare an annual...

* To ensure that all new starters have necessary documentation and return all paperwork, contracts and offer letters. * To ensure that all right to work documentation for all employees and occasional workers is on file, legal and up to date. * To carry out all leaver related administration including; acceptance of resignation letters, exit interviews conducted and evaluated, leaver calculations completed for payroll. * To carry out a yearly personnel file information update to ensure that all records are up to date. * Assists with some of the aspects of the recruitment and selection process, including pre-employment paperwork and document checking * Advise staff and Managers on any employee relations matters and escalate to Area Manager and Lead HR where necessary. * To assist with the compilation of the HR Reports where required. * Handles matters and enquiries in the absence of the Area Manager and Lead HR. * Employee orientation, development, and training logistics and...