Executive Assistant (m/w/d)

EA-Aufgaben (~40% der Rolle)

• Tätigkeit als EA für einen Partner in München
• EA-Unterstützung für das Senior Team, das aus UK/US nach Deutschland kommt (in Zusammenarbeit mit den jeweiligen UK/US EAs)
• Kontaktaufnahme mit Kunden zur Buchung von Meetings für das Senior Team
• Terminmanagement
• Reisemanagement und Reisekostenabrechnung

Administrative Aufgaben im Büro (~40% der Rolle)

• Begrüßung von Gästen
• Verwaltung der Telefonzentrale
• Gebäudemanagement
• Materialbestellung
• Vorbereitung von Meetingräumen
• Postverwaltung und Kurierbestellung
• Organisation von Events
• Erste Anlaufstelle für einfache IT-Probleme

Operative Aufgaben (~20 % der Rolle, die aber mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen wird)

• Korrespondenz bei operativen Themen mit Teams in Großbritannien und den USA (z. B. Finanzen, HR, Marketing, IT)
• Unterstützung des Rekrutierungsprozesses für Hochschulabsolventen
• Unterstützung bei der Vorbereitung der halbjährlichen Beurteilungen
• Sammlung von Feedback, Weitergabe an die HR Manager
• Unterstützung bei der Verwaltung unseres Trainingsprogramms in Deutschland
• Bindeglied zwischen UK sowie US Operations Teams und Deutschland, gegebenenfalls Eskalation von Problemen und Unterstützung bei der Erarbeitung von Lösungen