4 executive assistant jobs found in München

Zu Ihren täglichen Aufgaben zählen unter anderem Folgenden: Verantwortung der einzelnen Prozessschritte Korrespondenz von Aktualisierungen bezüglich der Kundenerwartungen oder der Kandidaten-Pipeline Anpassung des Projektplans (Falls erforderlich!) Terminkoordinierung von Meetings und Interviews Erstellen, bearbeiten und formatieren von allen Dokumenten des Kundenkontakts (z.B. Notizen und Auftragsspezifikationen) Schnittstelle zwischen dem Berater und seinem Kunden und deren erweiterten Teams Funktion als Schnittstelle aller internen RRA Teammitgliedern Ansprechpartner für Bürokoordinatoren, Kunden und Kandidaten Verwaltung von finanziellen Angelegenheiten einschließlich der Verarbeitung von Spesenabrechnungen, Kundenabrechnungen und Nachverfolgung von Forderungen Aktualisierung und Pflege der RRA-Datenbank Unterstützung des Beraters bei seinen Geschäftsentwicklungsaktivitäten, einschließlich Planung und Inhalt Identifizieren, entwickeln und...

Zu Ihren täglichen Aufgaben zählen unter anderem Folgenden: Nationales und internationales Reisemanagement Allgemeine Verwaltung der Outlook-Kalender sowie Koordination von Vorstandssitzungen Unterstützung für WebEx, Video- und Telefonkonferenzen Eigenverantwortliche Erstellung und Verfolgung von Reise- und Unterhaltungskostenberichten Selbstständiges entgegennehmen der Nachrichten sowie Beantwortung des Anrufbeantworters Abwicklung allgemeiner Verwaltungsaufgaben für die Abteilung (z.B. Rechnungsbearbeitung, E-Mails, Kopieren etc.) Erstellen und bearbeiten von Präsentationen Verantwortlichkeit des Budgets Koordination sowie Unterstützung von Veranstaltungen und Messen (z.B. IFA) Allgemeine und selbstständige Verwaltung der Mobiltelefonie

EA-Aufgaben (~40% der Rolle) Tätigkeit als EA für einen Partner in München EA-Unterstützung für das Senior Team, das aus UK/US nach Deutschland kommt (in Zusammenarbeit mit den jeweiligen UK/US EAs) Kontaktaufnahme mit Kunden zur Buchung von Meetings für das Senior Team Terminmanagement Reisemanagement und Reisekostenabrechnung Administrative Aufgaben im Büro (~40% der Rolle) Begrüßung von Gästen Verwaltung der Telefonzentrale Gebäudemanagement Materialbestellung Vorbereitung von Meetingräumen Postverwaltung und Kurierbestellung Organisation von Events Erste Anlaufstelle für einfache IT-Probleme Operative Aufgaben (~20 % der Rolle, die aber mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen wird) Korrespondenz bei operativen Themen mit Teams in Großbritannien und den USA (z. B. Finanzen, HR, Marketing, IT) Unterstützung des Rekrutierungsprozesses für Hochschulabsolventen Unterstützung bei der Vorbereitung der halbjährlichen Beurteilungen Sammlung...

Überwachen, Sichten, Beantworten und Verteilen von eingehender Kommunikation Allgemeine administrative Unterstützung, wie z.B. Bestellung und Verwaltung von Büromaterial Planung von Geschäftstreffen und Buchung von Besprechungsräumen sowie Aufzeichnung, Transkription und Verteilung von Besprechungsprotokollen Verwaltung von Büro- und allgemeinen Geschäftsausgaben in Verbindung mit dem Budget sowie die Bearbeitung von Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung Erstellen von effizienten Büroabläufen, Ablagesystemen, Berichten und Aufzeichnungsmethoden Projektmanagement externer Interaktionen: Sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation von Projekten und Meetings gemäß den Richtlinien abgestimmt und genehmigt ist Koordinieren und Verwalten von Kalendern, Zeitplänen, Reisearrangements und Spesenabrechnungen des Führungsteams