Teamassistenz (m/w/d) in Ditzingen
- Page Personnel Deutschland GmbH
- Leonberg, Deutschland
Beschreibung des Jobangebots / Job Description
Begleitung, Organisation und Überwachung aller administrativen Vorgänge im Backoffice und Frontoffice, insbesondere:
- Selbständige Öffnung und Verteilung der Eingangspost
- Verantwortung für die interne Weiterleitung der Eingangspost und des elektronischen Schriftverkehrs an die entsprechenden Fachbereiche
- Bedienung der Telefonzentrale
- Erledigung der Korrespondenz/Dokumentation nach Diktat, Vorlage und Vorgabe
- Eigenverantwortliche Verwaltung der Registratur des Schriftverkehrs im Rahmen des firmeneigenen Dokumentenmanagements und anschließende Archivierung
- Stammdatenpflege mithilfe unternehmensinterner EDV-Systeme
- Ablauf- und Prozessmitgestaltung sowie Überwachung von daran geknüpften Terminen und Fristen
- Führung und Überwachung der Terminplanung
- Terminvorbereitung und Ablaufplanung
- Verantwortung für die Bewirtung von externen Besuchern
Begleitung, Mitgestaltung und Ausführung von Arbeitsschritten in den jeweiligen Fachbereichen, insbesondere:
- Aufbereitung und Zusammentragen fallspezifischer Unterlagen zu individuellen Sachverhalten
- Eigenverantwortliche Annahme, Erfassung und Bearbeitung der eintreffenden Beanstandungsanzeigen in Abstimmung mit dem zuständigen Architekten und der Abteilung Projektsteuerung
- Rechnungsstellung nach Vorlage
- Einpflegen der Rechnungen in die dafür zur Verfügung gestellte Software und Kontrolle der Vollständigkeit von Belegen
- Administrative Mitarbeit im gesamten laufenden Projektgeschäft und Korrespondenz mit Vertrags- und Geschäftspartnern
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Das Unternehmen agiert als Bauträger vieler spannender nationaler Bauprojekte. Als Assistenz wirst du sehr viele Einblicke in viele verschiedene Bereiche erhalten, sodass auch einer internen Weiterentwicklung deiner Person nichts im Wege steht. Die Hierarchien sind intern sehr flach gehalten, zudem wird auf jeden Einzelnen sehr individuell eingegangen. Eine Vakanz mit Perspektive!
Solltest du also Lust auf etwas Neues haben, interessiert an einer Assistenzfunktion sein und dich in den unten beschriebenen Aufgaben wiederfinden, dann bewerbe dich noch heute!