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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) ab sofort in Teil- oder Vollzeit gesucht! Der Einrichtungsträger „KARAWANE – Kinder- und Jugendhilfe GmbH“ in Wuppertal bietet, im Rahmen der Hilfen zur Erziehung, Kindern, Jugendlichen und Familien in prekärer Lage, individuelle Unterstützung, ihren eigenen Weg in der Gesellschaft zu finden. Sie lernen Konflikte zu bewältigen und ihr Selbstbewusstsein zu entdecken, aufzubauen und zu stärken. Unsere primäre Zielsetzung ist die emotionale Stabilisierung sowie der Aufbau von Selbstbewusstsein. Ihre Aufgaben: selbständige Organisation der anfallenden Tätigkeiten beim Zuarbeiten der Geschäftsführung Bearbeitung von Sach- und Verwaltungsvorgängen sorgfältige Erstellung vielfältiger Korrespondenz Terminplanung der Geschäftsführung Reiseplanung der Geschäftsführung kompetente telefonische Annahme und Weiterleitung von Telefonaten Abwicklung der Ein- und Ausgangspost Ihr Profil:...

DEINE AUFGABEN Du wirst Teil des Teams, das sich um strategische Partner Themen kümmert. Du verantwortest die zugehörige administrative Koordination d.h. Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung, Teilnehmermanagement, sowie die Erstellung und Versendung von Unterlagen Du unterstützt zudem Teams aus den Bereichen Partner Management und Marketing administrativ und organisatorisch Du bereitest Mitarbeiterwechsel vor und kümmerst dich um Reiseorganisation und Reisekostenabrechnungen Du buchst Konferenzräume und Catering für Meetings und hilfst bei der Organisation unserer Veranstaltungen und Teamevents Du erstellst Power Point Präsentationen und handelst schriftliche und telefonische Korrespondenz in Deutsch und Englisch Du bearbeitest alle Compliance relevanten Themen für den Bereich

Unterstützung des Vorstandes bei allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten Protokollführung Organisation und Koordination von internen und externen Meetings Terminmanagement und Reiseorganisation Unterstützung in unterschiedlichen Projekten

Aktive Begleitung der Unternehmensfunktionen Mitentwicklung von strategischen Projekten zur Expansion Marketing, Projektmanagement und Vertriebsaktivitäten verbinden Übernahme der Verantwortung von Einzelprojekten Konzeptentwicklung Analytische Aufgaben mit Auswertungen Administrative Aufgaben

Selbständige Büroorganisation Erledigung deutschsprachiger Korrespondenz Vorbereitung von PowerPoint-Präsentationen Korrespondenz schriftlich und telefonisch Termin- und Reiseplanung Pflege von Datenbanken

Terminplanung Administrative Tätigkeiten Korrespondenz schriftlich und telefonisch Reiseplanung

Schreiben von elektronischen Diktaten (z.B. Gutachten für Insolvenzgerichten) Durchführung von Telefonaten Durchführung von Recherechen Anlegen von Akten in den jeweiligen Systemen Erstellung und Nachbereitung von Präsentationen sowie Seminarunterlagen Allgemeine administrative Unterstützung wie Terminierung und Reisekoordination

Unterstützung der Geschäftsleitung Korrespondenz und kaufmännischer Schriftverkehr Terminkoordination und Terminüberwachung Reiseplanung/-buchung und Reisekostenabrechnungen Empfang sowie telefonische und persönliche Betreuung von Geschäftspartnern und Dienstleistern Posteingang/-ausgang und Paketversand Büroorganisation und Bestellung der Büromaterialien Eigenverantwortliche Planung und Gestaltung von internen und externen (digitalen) Events sowie anderen Sonderprojekten Personalauswahl Vertragserstellung und -verwaltung Personalverwaltung Alle personellen Einzelmaßnahmen vom Onboarding bis zum Offboarding

Unterstützung der Projektleitung bei der Durchführung von weltweiten Projekten Koordination der projektrelevanten Bereiche Durchführung der Rechnungsprüfung sowie Vorbereitung von Zahlungsfreigaben und Kostenverfolgung Betreuung der Käufer nach Beurkundung Eigenständige Erstellung von Planer- und Bauverträgen Kontrolle der Verträge sämtlicher Auftragnehmer Übernahme administrativer Aufgaben, wie z.B. Terminvereinbarungen und Bestandsdokumentation

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Klassische Assistenzaufgaben, wie Koordination der Vor- und Nachbearbeitung von Terminen und Besprechungen, Protokollführungen, Dokumentationen und Berichtswesen Terminmanagement inkl. Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Abwicklung interner und externer Kommunikation und Korrespondenz Bearbeiten des Posteingangs und Ausgangs

Zu Ihren täglichen Aufgaben zählen unter anderem Folgenden: Allgemeine Unterstützung der Abteilung bei der Bearbeitung von Anfragen Eigenverantwortliche Pflege der Kunden- und Vertragsdaten in den Systemen Erstellung von Kundenkorrespondenz und Rechnungen sowie Versand von Vertragsunterlagen Selbstständige elektronische Archivierung von Unterlagen und deren Verwaltung und Pflege Identifikation des Vertragspartners im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen Allgemeine Mitarbeit in Projekten

Eigenständiges Erledigen von organisatorischen und administrativen Aufgaben Koordination und Organisation von Terminen für den Abteilungsleiter Pflege abteilungsrelevanter Datenbank Entwicklung von Lösungsansätze für interne Themen Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Reports

Unterstützung des Top-Managements im operativen Tagesgeschäft Ausarbeitung strategischer Unterlagen und Entscheidungsvorlagen Sie werden in relevanten internationalen Projekten eingebunden Die Durchführung von Marktpotenzialanalysen Selbstständige Erledigung der Korrespondenz, Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Terminvereinbarung und -überwachung für die Geschäftsleitung sowie Planung und Organisation der Meetings und Dienstreisen

Organisation des beruflichen Alltags Terminmanagement Nationale und internationale Reiseplanung Planung und Organisation von Meetings, Organisation von globalen Teamevents und -besprechungen Begrüßung und Bewirtung der Gäste Organisation des Büromaterials Durchführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten

Unterstützung im Bereich Personaladministration Überwachung von Fehlzeiten, Überwachung von Urlaubstagen Ausstellung von Arbeits-/Steuerbescheinigungen Erstellung von Ein- sowie Austrittsdokumenten, Onboarding Mitarbeit im Bewerbermanagement: Schalten von Stellenanzeigen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz mit Bewerbern, Terminkoordination Unterstützung im Bereich Personalentwicklung sowie Ausbildung Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Posteingänge bearbeiten

Allgemeine Unterstützung des Top-Managements im operativen Tagesgeschäft Strategisches und operatives Projektmanagement Tätigkeiten in den Bereichen des Marketings / Vertrieb / Backoffice Unterstützung bei internationalen Projekten Korrespondenz mit Kunden, Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Planung und Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Terminkoordination Rechnungserstellung und Kostenüberwachung

Die Geschäftsführung kann sich absolut auf Sie verlassen, denn Sie haben das Tagesgeschäft voll im Griff und gehen vertrauensvoll mit Informationen Arbeit an vielfältigen Themen Sie kümmern sich um die Terminplanung und Korrespondenz bis zur Reise- und Eventplanung Sie übernehmen die Koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings Sie probieren mutig Neues aus und sind ein wichtiger Ansprechpartner für das Team Selbstständig und stilsicher kommunizieren Sie mit in- und ausländischen Partnern

Erstkontakt zu Bewerbern Koordination von Vorstellungsgesprächen mit den Recruiting- und Hiring Managern Mitgestaltung von Stellenanzeigen Pflege der Bewerberdatenbank Mitarbeit an HR- und insbesondere Recruiting-Projekten

Unterstützung der Aftersales Leitung und der übrigen Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft Korrespondenz mit Kunden, Dienstleistern und Geschäftspartnern Erstellung und Auswertung von Excellisten und Präsentationen Planung, Unterstützung und Durchführung von Projekten Organisation von Meetings und Events Erstellung von Reisekostenabrechnungen Führen und Pflege von Statistiken Gelegentliche Besetzung des Empfangs

Unterstützung der Personalleitung und des Teams im Tagesgeschäft Erstellung von Präsentationen und Auswertungen sowie Aktualisierung von Informationen undUnterlagen Unterstützung bei der Bearbeitung der Ein-undAustritte Erstellung von Zeugnissen Koordination und Verwaltung von Terminen Erstellung und Verwaltung der Mitarbeiterausweise Bestellung und Disposition von Büromaterialien, IT etc.